In Zeiten von Homeoffice und digitalen Arbeitsplätzen ist der Online-Status in Programmen wie Microsoft Teams oder Slack für viele zum ständigen Begleiter geworden. Doch was bedeutet der grüne Punkt wirklich? Viele Arbeitnehmer sind unsicher, ob ihr Arbeitgeber diesen Status zur Kontrolle nutzen darf. Ein Kölner Fachanwalt für Arbeitsrecht klärt über die rechtlichen Rahmenbedingungen auf und erklärt, wo die Grenzen der Überwachung liegen.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgeber dürfen grundsätzlich den Online-Status ihrer Mitarbeiter einsehen. Dies wird rechtlich mit einem Rundgang durch ein physisches Büro verglichen.
- Existiert ein Betriebsrat, benötigt der Arbeitgeber dessen Zustimmung für eine systematische Leistungsüberwachung per Software, wozu auch die Status-Kontrolle zählt.
- Das Mitlesen von E-Mails oder privaten Nachrichten ist streng reglementiert und in der Regel nur bei einem konkreten Verdacht auf eine Straftat zulässig.
- Die reine Beobachtung des Status verletzt weder Datenschutzgesetze noch die Persönlichkeitsrechte der Angestellten, solange sie nicht zur permanenten Leistungs- und Verhaltenskontrolle wird.
Grundsatz: Die Kontrolle des Online-Status ist erlaubt
Die Frage, ob der Vorgesetzte den kleinen grünen, gelben oder roten Punkt neben dem Profilbild zur Arbeitskontrolle nutzen darf, beschäftigt viele Angestellte. Die rechtliche Antwort darauf ist zunächst klar: Ja, das ist grundsätzlich gestattet. "Generell darf der Arbeitgeber die Online-Statusanzeige kontrollieren", bestätigt Volker Görzel, Fachanwalt für Arbeitsrecht aus Köln.
Der Experte vergleicht diese digitale Einsichtnahme mit einer alltäglichen Situation im klassischen Büro. Dort kann ein Vorgesetzter ebenfalls durch die Räume gehen und sehen, welche Mitarbeiter an ihren Schreibtischen sitzen und arbeiten. Die reine Information, ob jemand als "online" oder "abwesend" angezeigt wird, gilt als oberflächliche und zulässige Form der Kontrolle.
Der Vergleich zum analogen Arbeitsplatz
Rechtsexperten argumentieren, dass die digitale Statusanzeige eine moderne Entsprechung der physischen Anwesenheit ist. So wie ein Chef im Büro sehen kann, wer am Platz ist, kann er digital sehen, wer eingeloggt und potenziell verfügbar ist. Diese Art der Kontrolle überschreitet nicht automatisch die Grenzen des Zulässigen.
Solange es sich nur um das Beobachten des Status handelt, werden die Rechte der Mitarbeiter und die Vorschriften des Datenschutzes gewahrt. Es handelt sich hierbei nicht um eine inhaltliche Überprüfung der Arbeit, sondern lediglich um eine Feststellung der grundsätzlichen Arbeitsbereitschaft oder Anwesenheit am digitalen Arbeitsplatz.
Die entscheidende Rolle des Betriebsrats
Die Situation ändert sich jedoch grundlegend, wenn im Unternehmen ein Betriebsrat existiert. Dieses Gremium hat ein gesetzlich verankertes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Volker Görzel, der auch Leiter des Fachausschusses Betriebsverfassungsrecht und Mitbestimmung im Verband deutscher Arbeitsrechtsanwälte (VDAA) ist, betont diesen Punkt: Leistungsüberprüfungen mittels Software dürfen in Unternehmen mit Betriebsrat nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung stattfinden. Die systematische Kontrolle des Online-Status zur Leistungsbeurteilung fällt genau in diese Kategorie.
"Das Überprüfen des Online-Status, um die Leistung zu überprüfen, fällt da auch mit hinein", so Görzel. Ohne die Zustimmung des Betriebsrats ist eine solche systematische Kontrolle unzulässig.
In Unternehmen ohne Betriebsrat entfällt diese Hürde. Hier kann der Arbeitgeber die Statusanzeige auch ohne die Erlaubnis einer anderen Stelle für Kontrollen nutzen, solange er sich im Rahmen der allgemeinen Gesetze bewegt.
Was regelt eine Betriebsvereinbarung?
Gibt es einen Betriebsrat, wird das Thema Überwachung oft in einer sogenannten Betriebsvereinbarung geregelt. Darin können beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung – klare Regeln festlegen. Mögliche Inhalte sind:
- Zweck der Datenerhebung: Wofür darf der Online-Status überhaupt geprüft werden (z. B. nur zur Koordination der Zusammenarbeit)?
- Umfang der Kontrolle: Wer darf den Status einsehen und wie oft?
- Verbot der Leistungsüberwachung: Es kann explizit festgehalten werden, dass der Status nicht zur Leistungsbewertung herangezogen werden darf.
- Speicherdauer: Wie lange dürfen Daten über den Anwesenheitsstatus gespeichert werden?
Eine solche Vereinbarung schafft Transparenz und Rechtssicherheit für beide Seiten und schützt die Mitarbeiter vor einer ausufernden Überwachung.
Hier sind die Grenzen der Überwachung
Während das Beobachten des Online-Status als zulässig gilt, gibt es klare rote Linien, die Arbeitgeber nicht überschreiten dürfen. Der entscheidende Unterschied liegt zwischen der reinen Anwesenheitskontrolle und der inhaltlichen Überwachung der Kommunikation oder der konkreten Tätigkeit am Computer.
Das heimliche Mitlesen von E-Mails oder Chat-Nachrichten in Programmen wie Slack oder Teams ist ein schwerwiegender Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter. Solche Maßnahmen sind nur unter sehr strengen Voraussetzungen erlaubt.
Strafverdacht als Voraussetzung
Laut Experten ist eine inhaltliche Kontrolle der Kommunikation, wie das Lesen von E-Mails, meist nur dann zulässig, wenn ein konkreter und begründeter Verdacht auf eine Straftat oder eine schwere Pflichtverletzung vorliegt. Ein bloßes Misstrauen oder der Wunsch nach allgemeiner Kontrolle reichen hierfür bei Weitem nicht aus.
Auch die private Nutzung von dienstlichen Kommunikationsmitteln spielt eine Rolle. Hat der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt, unterliegen diese Inhalte einem noch stärkeren Schutz, ähnlich dem Brief- und Fernmeldegeheimnis. Ein Zugriff ist dann fast unmöglich. Hat der Arbeitgeber die private Nutzung hingegen verboten, hat er mehr Kontrollmöglichkeiten, muss aber dennoch die Persönlichkeitsrechte wahren.
Was können Arbeitnehmer tun?
Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihr Online-Status unangemessen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt wird, sollten nicht zögern, aktiv zu werden. Der erste Schritt ist oft das Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten, um die Situation zu klären.
Führt dies zu keinem Ergebnis, ist der Betriebsrat der wichtigste Ansprechpartner. Er kann prüfen, ob die Vorgehensweise des Arbeitgebers mit den bestehenden Betriebsvereinbarungen oder den gesetzlichen Mitbestimmungsrechten im Einklang steht. Gegebenenfalls kann der Betriebsrat den Arbeitgeber zur Unterlassung auffordern.
In Unternehmen ohne Betriebsrat können sich Mitarbeiter an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden. Dieser ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu überwachen. Eine permanente und lückenlose Überwachung der Mitarbeiter könnte einen Verstoß gegen die Prinzipien der Datensparsamkeit und Zweckbindung darstellen.
Letztlich bleibt als letzte Option auch der Gang zu einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, um die eigene rechtliche Position prüfen zu lassen und weitere Schritte zu besprechen. Wichtig ist, sich über die eigenen Rechte im Klaren zu sein und eine Kultur des Vertrauens statt der permanenten Kontrolle im Unternehmen zu fördern.
